Diez pistas para escoger un sistema administrativo.

A la hora de escoger un software para su empresa, las cosas van mas allá del cliché de "que se adapte a sus necesidades".

Si, es un asunto complejo. Y es así, porque hay varias premisas que debe tener presente para tomar una decisión acertada.

Aquí les dejo un decálogo que espero les sirva de guía.

Primero: El sistema no va a resolver los problemas de su empresa.

Recuerde que esta adquiriendo una herramienta, y así como las personas, será buena o mala dependiendo de su uso.

Es decir la información es producida por las personas y esta basada en las acciones que realicen, el trabajo de la aplicación es la de automatizarla, no depurarla; si introduce errores, no espere aciertos.

Segundo: El sistema debe perdurar en el tiempo.

La tecnología es el bien mas finito de todos. Apenas estamos comprando un software o un equipo, inmediatamente sale un avance al mercado. Así las cosas, nuestra elección debe sopesar su vigencia, compatibilidad y capacidad de renovación en esta área.

Esto viene a ser importante para garantizar que la aplicación funcione con los software que utilicemos y que estén vigentes en el mercado, y que tenga la capacidad de recibir y enviar datos a través de los equipos con los que trabajamos.

Tercero: El sistema debe ser del tamaño adecuado.

"No le dé un cohete nuclear a un soldado raso como arma de reglamento". Imagínese esta frase, en el caso contrario, y entienda que su sistema básicamente debe poder manejar el volumen de transacciones que usted genera y también debe automatizar todos los procesos susceptibles de ello en su Organización. Ni más, ni menos.

Cuarto: El sistema no debe ser de talla única.

Si usted a un hijo(a) no le compra ropa nueva durante diez años, a medida que pasa el tiempo se verá obligado a andar desnudo. Igualmente, su empresa es un ser dinámico que evoluciona, y el sistema debe poder adaptarse a este crecimiento; que no sólo puede ser en dimensión física, sino lo más importante, debe ser en volumen y/o complejidad de operaciones.

Quinto: El sistema tiene que resguardar su información. "La información es poder" y con este anatema me valgo para mostrarle una de las cualidades más importantes (sino la más) de un software de gestión: el resguardo de la data histórica en las mismas condiciones en las que se ingresó.

Sexto: El sistema no puede ser una torre de babel. Si usted lee el código fuente de un software, salvo que sea un profesional en la materia, no entenderá ni jota. Ahora bien, "de la pantalla hacia afuera" pudiese ocurrir lo mismo. Y eso es, precisamente lo que debe evitar: los menús, los procesos y los informes deben ser de fácil comprensión para el actor principal del software, el usuario.

Estoy partiendo de la base de que usted dispone de los usuarios con el nivel correcto para operar el sistema; pero ese es otro tema.

Séptimo: El sistema representa un matrimonio a conveniencia. Cuando usted escoge un sistema debe entender que esta pensado para un universo de empresas y trata de recoger el mayor número de características que le permitan satisfacer a tan variado mercado. Además, todos los sistemas deben basarse en los preceptos universales que establecen las áreas de conocimiento académicas vinculadas con la información que va a procesar.

Por otra parte, no es obligante que usted escoja una opción basada en sus credenciales; si esta no se parece en nada a su organización. Y el derecho de la casa de software es directamente proporcional: no puede satisfacer los requerimientos particulares de cada cliente, porque estos pueden ser útiles sólo para un número reducido de casos y porque la arquitectura de la aplicación sería tan extensa que lo haría inoperante y no comercial.

Octavo: El sistema debe tener un área disponible para crecer. Sin animo de contradecir el punto anterior, le expongo que una de las virtudes de un software es su capacidad para adaptarse a las necesidades del usuario. Aquí hay una línea muy sutil entre lo que se puede y no se puede hacer: El sistema no puede ser re elaborado con las peticiones de cada cliente, pero si debería poder ser complementado con aplicaciones / reportes que permitan satisfacer las particularidades del cliente. En el argot de Informática, sería fenomenal si es escalable.

Noveno: El sistema no puede ser un huérfano sordo, ciego y mudo. El gran dolor de cabeza de todo el que adquiere un sistema es el soporte de la casa de software. De nada vale que usted adquiera el mejor sistema del mercado, con los mejores especialistas; si este no esta respaldado por una presencia para asistirlo en la orientación y resolución de necesidades y problemas; de manera constantes periódicas y  con tiempos de respuesta razonable. También se da el caso de que si usted como usuario detecta fallas y las reporta debidamente, de nada sirve que trate con eruditos; si estos no están prestos a recibir y procesar sus sugerencias y a corregir humildemente las limitaciones de la aplicación.

Décimo: El sistema debe tener un corazón sano. Si lo más importante es la información, igualmente importante es la velocidad con la que se procesa y la fortaleza con la que se preserva. Usted debe escoger un sistema que tenga un manejador de la base de datos con estás características: soporte el almacenaje de grandes cantidades de información, procese esos volúmenes con rapidez y responda con velocidad al requerimiento de múltiples usuarios.

Aquí debe tomar en cuenta que un software depende también del equipo en donde se ejecuta, si usted le pone gasolina de avión a su carro este no va a correr más y si usted le cambia las turbinas al avión por motores de hélice; este no desarrollará todo el potencial para el que esta diseñado.

Debería poner un punto once, pero ya usted lo sabe, llámeme; estoy para servirle.

Luis Alfredo Quintero Ruiz.

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